Cách viết email thư điện tử chuyên nghiệp và ấn tượng
Đối với dân văn phòng thì việc soạn thảo email là công việc rất thường xuyên, làm thế nào để luôn viết được những email chuyên nghiệp, mời các bạn tham khảo bài viết sau đây.
Tiêu đề email là một phần quan trọng của email
Nhiều bạn quá chú trọng vào nội dung email mà quên mất đi rằng, tiêu đề cũng là một phần rất quan trọng của email dẫn tới quyết định có xem thư của người nhận hay không.
Khi viết email hay thư điện tử thì tiêu đề email phải ngắn gọn và phản ảnh đầy đủ nội dung email.
Ví dụ: một tiêu đề chuẩn: “Phân công lịch trực tuần 3 tháng 8 của tổ bảo vệ”
Tiêu đề trên đã đáp ứng đầy đủ 3 thông tin là cái gì, cho ai và khi nào. Thường thì các bạn soạn email chọn những tiêu đề chưa phản ánh chính xác nội dung nên gây khó khăn cho việc quản lý và tìm kiếm thư về sau của người nhận.
Tiêu đề cho thư điện tử bạn có thể chọn viết có dấu hoặc không dấu. Bởi vì một số loại máy chủ thư điện tử nếu viết có dấu sẽ bị lỗi phông chữ gây khó khăn cho người đọc.
Các bạn nên tập cho bản thân thói quen kiểm tra lại kỹ tiêu đề trước khi bấm gửi thư để tránh việc gửi email bị thiếu tiêu đề sẽ khiến cho email của bạn bị trôi hoặc không được người nhận quan tâm.
Nội dung email nên gồm đầy đủ các phần và đi vào trọng tâm
Khi tiến hành soạn thảo nội dung cho một email điện tử thì các bạn nên lên ý tưởng về nội dung sẵn trong đầu sau đó tiến hành biên soạn sao cho ngắn gọn, đầy đủ ý nhất có thể. Nội dung email cần mang phong cách trịnh trọng nên hạn chế sử dụng từ ngữ cảm thán hoặc từ ngữ trong văn nói hằng ngày.
Sử dụng phông chữ vừa phải dễ đọc, có thể bôi đậm các từ khóa chính của nội dung. Tránh việc làm màu cho email bằng quá nhiều màu sắc gây tác dụng ngược.
Lưu ý thêm về nội dung của email thư điện tử
– Nội dung đầy đủ của email luôn là chào, nội dung chính, cảm ơn và chữ ký( thường là thông tin liên hệ)
– Phải kiểm tra thật kỹ nội dung email tránh bị sai chính tả kiểu như là đăng ký chứ không phải là đăng kí( thường phải kiểm tra email khoảng 3 lần để dò lỗi chính tả)
– Nội dung email phải trình bày rõ ràng nguyên nhân, nguyện vọng, đề xuất thật ngắn gọn và giúp người đọc hiểu được ý mình muốn trình bày.
– Nếu cần thiết cần đính kèm các thông tin liên quan để giải thích cho người nhận như hình ảnh, video, file word pdf. Đối với những file có dung lượng quá lớn thì gửi kèm link để người nhận tải về máy tính.
Lưu ý về file đính kèm trong email
Các file đính kèm phải đặt tên rõ ràng nội dung theo file theo mẫu: Báo_cáo_thuế_tháng8_2015.doc
=> Tránh việc đặt tên theo kiểu abc.doc. File phải ở định dạng để người nhận dễ mở.
Nếu gửi email theo các mẫu có sẵn của công ty thì lưu ý cần phải chính sửa lại các thông tin cho phù hợp.
Ví dụ như chỉnh lại ngày, nhân viên, loại hàng hóa…
Thêm thông tin cho người có liên quan bằng cách cc hoặc bcc trong mail điện tử
Phân biệt giữa cc và bcc khi soạn email thư điện tử : cc là người nhận thấy được danh sách người gửi, còn bcc thì không người nhận không thấy được danh sách người gửi. Ví dụ bạn muốn gửi thông tin cho đồng nghiệp và khách hàng cùng nhận được thì nên cc cho đồng nghiệp và bcc cho khách hàng. Như vậy thì đồng nghiệp với nhau có thể biết bạn đang làm khách hàng này, còn khách hàng thì nhận được thông tin của bạn.
=>Tác dụng của việc này là giúp các đồng nghiệp nắm được thông tin của email và công việc mình đang làm để phối hợp một cách tốt hơn.
Chữ ký và thông tin liên hệ khi viết mail điện tử
Kết thúc mỗi email ta bắt buộc phải thêm phần chữ ký trong đó bao gồm tên và thông tin liên hệ.
Ví dụ như: Nguyễn Văn A, công ty B, website: C, email D, địa chỉ C.
Việc này sẽ giúp người nhận thư có thể liên lạc với chúng ta bằng nhiều phương tiện khác nhanh hơn.
Kiểm tra thật kỹ toàn bộ nội dung email trước khi gửi
Soạn thảo email không ai dám chắc là không có sai lầm, vì vậy hãy kiểm tra lại toàn bộ nội dung email, tiêu đề và các phần đính kèm trước khi gửi email. Nếu được nên bật công cụ kiểm tra lỗi chính tả trên word( kiểm tra lỗi chính tả tiếng Anh) để dò lại lỗi trước khi gửi.
Tránh trường hợp gửi sai và gửi thiếu phải gửi lại thì sẽ bị người nhận đánh giá là có phong cách làm việc thiếu chuyên nghiệp.
Chia sẻ kinh nghiệm viết email thư xin việc chuyên nghiệp
Cần chuẩn bị những gì cho một email xin việc
- Địa chỉ email chính xác của người nhận, khi copy ở web hay đánh máy từ báo cần kiểm tra cẩn thận trước kỹ thông tin này.
- Một sơ yếu lý lịch dưới dạng PDF tên file phải đầy đủ thông tin. Ví dụ như Sơ_yếu_lý_lịch_Nguyễn_Văn _A_Kỹ_Sư_Hóa.doc
- Đính kèm các file văn bằng và chứng chỉ khác, lưu ý việc đặt tên của theo nguyên mẫu của sơ yếu lý lịch.
- Xác định rõ tên của người gửi để tiện việc xưng hô trong email.
Hướng dẫn chi tiết viết email xin việc
- Tiêu đề của email cần ngắn gọn nhưng phải chính xác. Ví dụ: Thư xin ứng tuyển vị trí kỹ sư hóa công ty A. Khi viết email xin việc tuyệt đối không được quên tiêu đề.
- Lời chào: mở đầu bằng lời chào lịch sự: Kính gửi anh/chị A, phòng nhân sự công ty B. Nếu không biết rõ tên thì tốt nhất là không tránh ghi nhầm tên.
- Nội dung chính
+Tự giới thiệu: họ và tên, chuyên ngành, kinh nghiệm ngắn gọn
Tôi tên là Nguyễn Văn A, chuyên ngành kỹ sư hóa tốt nghiệp đại học B, đã có 5 năm làm việc tại công ty C.
+Đi vào vị trí ứng tuyển.
Được biết quý công ty đang tuyển dụng vị trí A, với chuyên môn về lĩnh vực A và kinh nghiệm B năm tại công ty D, tôi xin phép được ứng tuyển vào vị trí này.
=> Phần này chém gió ít thôi mà chất nhé, nếu thấy hấp dẫn họ sẽ mở lý lịch để xem thêm.
+Phần quyết tâm:
Nếu được vào làm việc tại vị trí này tôi xin hứa( hoặc đảm bảo) sẽ hoàn tất công việc, hoàn thành chỉ tiêu, làm việc hiệu quả.
+Phần cảm ơn: cảm ơn phòng nhân sự, cảm ơn quý công ty, chúc anh/chị sức khỏe và quý công ty ngày càng phát triển…
+Phần chữ ký: Cực kỳ quan trọng
=> Thêm thông tin để người ta liên hệ như email, số điện thoại, địa chỉ.
- Sau đó đính kèm các thông tin cần thiết vào như sơ yếu lý lịch văn bằng, chứng chỉ.
Những lưu ý quan trọng khi viết email xin việc
- Nên kiểm tra kỹ khoảng 3 lần email trước khi gửi để tránh các lỗi như chính tả, thiếu file đính kèm hay chưa ghi tiêu đề.
- Văn phong phải thuộc dạng văn phong nghiêm nghị, không sử dụng các từ trong văn nói
- Nội dung email phải mang tính thuyết phục bám sát vào nội dung của sơ yếu lý lịch. Tránh việc email nói một đằng mà sơ yếu một nẻo nha.
- Khi viết email xin việc cần trình bày rõ ràng đầy đủ ý tránh viết lan man mà không tập trung vào chủ đề chính.
Kết luận: thể hiện email chuyên nghiệp sẽ tạo một ấn tượng vô cùng tốt với nhà tuyển dụng.
Để góp phần duy trì hoạt động Gacongnghe, mong các bạn ủng hộ bằng cách sau- Chia sẻ bài viết bạn đang xem lên facebook, zalo, tiktok, instagram cá nhân và các hội, nhóm, group online, gửi link bài viết này cho bạn bè, người thân cùng tham khảo nếu bạn cảm thấy nó hữu ích.
- Truy cập trang chủ để cập nhật thêm bài viết mới hơn: gacongnghe.com
- Like trang facebook của Gacongnghe: fb.com/gacongnghecom