Nâng cao phong cách chuyên nghiệp khi viết thư email

Đăng bởi Gà Công Nghệ thuộc chuyên mục Kinh Nghiệm


Đối với dân văn phòng thì việc soạn thảo email là công việc rất thường xuyên, làm thế nào để luôn viết được những email chuyên nghiệp, mời các bạn tham khảo bài viết sau đây.

Tiêu đề email là một phần quan trọng của email

– Nhiều bạn quá chú trọng vào nội dung email mà quên mất đi rằng, tiêu đề cũng là một phần rất quan trọng của email dẫn tới quyết định có xem thư của người nhận hay không.

=> Tiêu đề email phải ngắn gọn và phản ảnh nội dung email.

Ví dụ: một tiêu đề chuẩn: “Phân công lịch trực tuần 3 tháng 8 của tổ bảo vệ”

Tiêu đề trên đã đáp ứng đầy đủ 3 thông tin là cái gì, cho ai và khi nào. Thường thì các bạn soạn email chọn những tiêu đề chưa phản ánh chính xác nội dung nên gây khó khăn cho việc quản lý và tìm kiếm thư về sau của người nhận.

Lưu ý: tuyệt đối không được phép quên tiêu đề gửi gửi email

Nội dung email nên gồm đầy đủ các phần và đi vào trọng tâm.

– Sử dụng phông chữ vừa phải dễ đọc, có thể bôi đậm các từ khóa chính của nội dung. Tránh việc làm màu cho email bằng quá nhiều màu sắc gây tác dụng ngược.

– Nhiều người gửi những email quá đơn giản kiểu như đang trò chuyện với nhau hằng ngày vậy.

– Nội dung đầy đủ của email luôn là chào, nội dung chính, cảm ơn và chữ ký( thường là thông tin liên hệ)

Văn phong trong thư thuộc ngữ cảnh trịnh thượng tránh các kiểu nói như ngôn ngữ hằng ngày như nhé, nha, ời….

– Phải kiểm tra thật kỹ nội dung email tránh bị sai chính tả kiểu như là đăng ký chứ không phải là đăng kí( thường phải kiểm tra email khoảng 3 lần để dò lỗi chính tả)

– Nội dung email phải trình bày rõ ràng nguyên nhân, nguyện vọng, đề xuất thật ngắn gọn và giúp người đọc hiểu được ý mình muốn trình bày.

– Nếu cần thiết cần đính kèm các thông tin liên quan để giải thích cho người nhận.

Lưu ý :các file đính kèm phải đặt tên rõ ràng nội dung theo file theo mẫu: Báo_cáo_thuế_tháng8_2015.doc

Tránh việc đặt tên theo kiểu abc.doc. File phải ở định dạng để người nhận dễ mở.

– Nếu gửi email theo các mẫu có sẵn của công ty thì lưu ý cần phải chính sửa lại các thông tin cho phù hợp.

Ví dụ như chỉnh lại ngày, nhân viên, loại hàng hóa…

Thêm thông tin cho người có liên quan bằng cách cc hoặc bcc

– Phân biệt giữa cc và bcc, cc là người nhận thấy được danh sách người gửi, còn bcc thì không.

– Tác dụng của việc này là giúp các đồng nghiệp nắm được thông tin của email và công việc mình đang làm để phối hợp một cách tốt hơn.

Chữ ký và thông tin liên hệ

– Kết thúc mỗi email ta bắt buộc phải thêm phần chữ ký trong đó bao gồm tên và thông tin liên hệ.

Ví dụ như: Nguyễn Văn A, công ty B, website: C, email D, địa chỉ C.

– Việc này sẽ giúp người nhận thư có thể liên lạc với chúng ta bằng nhiều phương tiện khác nhanh hơn.

Kiểm tra thật kỹ toàn bộ nội dung email trước khi gửi

– Soạn thảo email không ai dám chắc là không có sai lầm, vì vậy hãy kiểm tra lại toàn bộ nội dung email, tiêu đề và các phần đính kèm trước khi gửi email

– Tránh trường hợp gửi sai và gửi thiếu phải gửi lại thì bị người nhận thư đánh giá…

=> Nếu cần trợ giúp, các bạn vui lòng ghi chi tiết ở bên dưới phần bình luận nhé.


Để góp phần duy trì hoạt động của web Gà Công Nghệ mong các bạn ủng hộ bằng một số cách sau:

  • Chia sẻ bài viết bạn đang xem lên trang facebook của bạn ở chế độ công khai
  • Gửi link bài viết này cho bạn bè, người thân cùng tham khảo
  • Truy cập trang chủ để cập nhật thêm bài viết mới hơn: gacongnghe.com
  • Like trang facebook của Gà Công Nghệ

Ý kiến thắc mắc và đóng góp vui lòng chia sẻ tại đây

Tags: , , , , , , , ,